"Een aanbestedingscontract doorgronden is iedere keer uitdagend"

Bij een aanbesteding moeten partijen naast een inschrijfbegroting meestal extra informatie aanleveren om aan te tonen dat zij voldoen aan het – vaak uitgebreide – programma van eisen van de opdrachtgever en daarmee een geschikte opdrachtnemer zijn.

Aanbestedingscontract doorgronden

Er wordt vaak gedacht dat een aanbesteding een heel formeel en afstandelijk proces is. Maar dat is maar voor een deel waar, zegt Martijn: “Het aanbestedingsproces tussen opdrachtgever en gegadigde is formeel, maar de samenwerking met het tenderteam is informeel. Het proces kent weliswaar vaste stappen, maar het is iedere keer uitdagend om het aanbestedingscontract te doorgronden en alle puzzelstukjes tijdig bij elkaar te krijgen om een nieuwe opdracht binnen te halen. En natuurlijk geeft het een enorme kick als we de aanbesteding winnen!”

Dynamisch werk

Het tendertraject begint met het analyseren van de contractstukken. Martijn: “Wat wordt er nu eigenlijk precies gevraagd? Hoe kunnen we dat als Strukton Rail leveren? En tegen welke prijs? Om die drie vragen te beantwoorden, heb je de kennis en expertise van een heel team van mensen nodig. De kansen en risico’s worden in kaart gebracht en er worden vaak strategische afwegingen gemaakt. Via tussentijdse vragenrondes kun je opheldering vragen over het project, de aanbesteding en de contractstukken. Soms verandert daarmee de interpretatie van de vraag, waarvoor een nieuwe aanpak nodig is. Dit alles bij elkaar maakt het werk zo dynamisch!”

Basis voor de uitvoering

Voor een recente tender in Amsterdam waren er bijvoorbeeld grote logistieke uitdagingen. “De uitdaging zat in de aan- en afvoer van materialen in combinatie met de uit te voeren werkzaamheden. In overleg met de hoofduitvoerder en calculator hebben we een passende werkmethode bedacht”, aldus Martijn. “Dat heeft weer gevolgen voor de planning en de volgorde van alle overige werkzaamheden. Als je dan samen een werkende oplossing weet te vinden, geeft dat veel voldoening.” Dat laatste is van cruciaal belang. Het tenderteam legt namelijk de basis qua budget, werkmethode en haalbaarheidsplanning. De collega’s in de uitvoering moeten de klus vervolgens klaren. Martijn: “Je moet alle aspecten doorgronden en zorgvuldig analyseren zodat je niet in de uitvoeringsfase voor verrassingen komt te staan.”

Uit de veilige bubbel

Voordat Martijn bij Strukton begon, was hij manager bij de engineering tak van een metaal productiebedrijf. “Daar heb ik met heel veel passie en plezier gewerkt maar op een gegeven moment merkte ik dat ik mijn enthousiasme kwijtraakte. Het was duidelijk tijd voor iets nieuws.”  Op dat moment zag hij de vacature voor tendermanager bij Strukton. “Het was precies de mix die ik zocht: techniek, mensen en commercie. De kennismaking met het bedrijf zorgde ook voor een goed gevoel. Daarom besloot ik mijn veilige bubbel te verlaten en de stap naar een nieuwe functie te wagen. En daar heb ik geen dag spijt van gehad.”

Ruimte voor ontwikkeling

Binnen Strukton is het saamhorigheidsgevoel groot, merkt Martijn. “Iedereen is betrokken en heeft passie voor zijn vak. En iedereen is bereid om mee te denken en te helpen: we doen het echt met z’n allen, ook tijdens het aanbestedingsproces. Er is hier veel aandacht en ruimte voor innovatie en duurzaamheid, dat spreekt mij enorm aan. Naast mijn werk als tendermanager werk ik dan ook zelf aan vernieuwing en verbetering van het tenderproces. Er is veel ruimte voor eigen initiatief en persoonlijke ontwikkeling. Wie dat zoekt, zit goed bij Strukton!”

De ideale tendermanager

Martijn deelt de vier belangrijkste eigenschappen van een tendermanager:

1. Flexibel. “Iedere aanbesteding is anders en doorlooptijden verschillen. Soms ben je met meerdere aanbestedingen tegelijk bezig, soms sluiten ze mooi op elkaar aan. De werkdruk varieert dus en kent soms piekmomenten.”
2. Een verbinder. “Je brengt mensen samen in een projectteam en zorgt ervoor dat er gezamenlijke afspraken worden gemaakt.”
3. Een sterke planner. “Je bewaakt de voortgang en zorgt ervoor dat alles op tijd klaar is voor de deadline.”
4. Analytisch. “Je gaat eerst de onderliggende vraag en randvoorwaarden doorgronden, dan pas kun je met succes alle puzzelstukje bij elkaar brengen.”